5W2H Kanban
Histórico de revisões
Data | Versão | Descrição | Autor |
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25/08/2019 | 0.1 | Abertura do documento | Elias Bernardo |
25/08/2019 | 0.2 | Adicionados os tópicos When e Who | Pedro Féo |
25/08/2019 | 0.3 | Adicionado o tópico How | Matheus Blanco |
25/08/2019 | 0.4 | Adicionado o tópico Why | Guilherme Marques |
25/08/2019 | 0.5 | Adicionando o tópico How Much | Saleh Kader |
25/08/2019 | 0.5 | Adicionando o tópico Where | Alan Lima |
1 - Introdução
O 5w2h é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível. Por ser uma ferramenta extremamente versátil, o grupo optou por utizá-la, destrinchando os principais aspectos do Kanban de forma simples e direta.
2 - 5W2H
2.1 What?
Kanban é um termo de origem Japonesa, que significa “cartão” ou “sinalização”. É um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. Ele está estreitamente ligado ao conceito de just in time (“momento certo” em tradução livre).
Ele surge na década de 1960 nas mãos da empresa Toyota, sendo ainda hoje o sistema utilizado frequentemente por diversas empresas [1]. Sua utilização se dá por meio do uso de cartões num quadro dividido em colunas que variam dependendo do tipo de kanban (de produção ou movimentação, por exemplo). Cada cartão é movimentado de acordo com as necessidades e objetivos da empresa, além do significado de cada coluna.
O kanban possui como princípios [2]:
- Seja possível visualizar facilmente o trabalho.
- Limitar o trabalho em andamento.
- Concentrar-se no fluxo.
- Melhoría contínua.
2.2 Why?
Cada um dos princípios do Kanban trazem consigo vantagens para o seu uso:
- Visualisar Fluxo de Trabalho ( workflow )
Com um modelo visual do fluxo de trabalho, é possível ver de forma transparente o trabalho que está sendo feito. É possível perceber também gargalos no processo, o que agiliza sua resolução.
- Limitar o Trabalho em Andamento
Pode tornar o ritmo da equipe equilibrado e reduz o tempo gasto em intens únicos. Evita-se também problemas por alternância de trabalhos.
- Gerenciar e Medir Fluxo
Com o kanban é possível coletar métricas e obter indicadores de problemas futuros.
- Tornar Políticas de Processo Explícitas
É possível desenhar o quadro de forma que deixe o processo explícito para todos os integrantes da equipe.
2.3 When?
O Kanban é uma metodologia que por sí só não se preocupa com o tempo, não trabalhando com sprints por exemplo. O foco do Kanban é no trabalho, separando o trabalho a ser feito em diversos estados, criando um fluxo entre esses estados. É importante notar que a metodologia não possui formas de se estimar tempo de trabalho, porém facilita a visualização e entendimento de se responder o que está sendo feito agora.
Um dos pontos mais fortes do kanban é a possibilidade de mudança em qualquer momento, diferente do SCRUM que caso uma mudança precise ser feita, precisaria esperar até o fim da sprint ou então replanejar a sprint, o kanban permite que haja uma mudança de planos em qualquer momento, por conta da facilidade de transitar tarefas entre seus diferentes estados.
2.4 Who?
O kanban é uma metodologia muito usada nas áreas de TI e desenvolvimento de software, porém pode ser aplicada em qualquer área de atuação, alguns exemplos estão sendo mostrados aqui.
Por ser uma metodologia que apresenta muita liberdade, por possuir uma quantidade pequena de regras, é melhor aplicada em equipes maduras com capacidade de se motivarem sozinhos. Além disso é importante que a equipe em questão não possua conhecimentos concentrados em poucas pessoas da equipe, para evitar que atividades sejam bloqueadas pois só uma certa pessoa consegue realizá-la.
2.5 Where?
O kanban se caracteriza por ser uma metodológia bastante simples e flexível. Portanto se torna bastante atraente para diversos ambientes que necessitam seguir um determinado fluxo de produção de algum produto ou serviço. Não é difícil ver os quadros com os famosos cartões (post-its) com cores e tamanho diferentes em:
- Empresas do setor industrial
- Escritórios
- Prestadores de serviço
- Empresas de tecnologia
É importante mencionar que o kanban pode se adaptar de acordo com as necessidades do local onde é utilizado para me encaixar com a realidade de produção do ambiente em questão. Também é importante que haja um bom nivelamento de conhecimento entre os funcionários.
2.6 How?
2.6.1 Anteriormente
O método Kanban, em seus primórdios de desenvolvimento e aperfeiçoamento, funcionava com a utilização de cartões visuais pelos engenheiros da Toyota, dos quais eles tiravam certas informações específicas sobre o andamento de um projeto ou processo e que podiam ser movidos e reescritos para sinalizar a situação do projeto/produto em questão. O Kanban nasceu a partir do conceito de Pull Systems observado em mercados, onde a cadeia de produção se dava a partir de necessidades já existentes, ou a partir de demandas geradas por venda ou perda de produtos de forma que cada etapa do processo é alimentada pela etapa anterior.
2.6.2 Atualmente
Atualmente o método Kanban funciona de acordo com os mesmos parâmetros e ideias de quando surgiu, apesar de ter sofrido algumas mudanças para se adequar aos tempos e projetos contemporâneos.
O Kanban se utiliza de um quadro em branco dividido em Pipes (etapas). Cada Pipe abriga Post-it's que referenciam um projeto ou uma tarefa que esteja sendo realizada pela equipe em questão. Estes são então movidos pelas etapas para sinalizar corretamente a situação onde a tarefa se encontra. Os mais comuns destas etapas são:
- Fazer (To do ou Backlog);
- Fazendo (Doing ou Work in Progress);
- Feito (Done).
Sendo que dependendo das necessidades do projeto, outras etapas podem ser adicionadas para melhor acomodar e se entender o desenvolvimento da tarefa. Por exemplo, um projeto de software comum, se desenvolvido utilizando da metodologia Kanban e metodologia ágil, poderia possuir, além dos três padrões, os Pipes:
- New Issues (Novas tarefas);
- Icebox (Tarefas não urgentes que podem ser procrastinadas);
- Backlog (Tarefas selecionadas para serem feitas);
- In Progress (Tarefas sendo realizadas);
- Review/QA (Tarefas completadas, esperando revisão);
- Done (Tarefas completadas e revisadas, mas que ainda estão abertas);
- Closed (Tarefas completadas, revisadas e finalizadas).
Além dessas, outras etapas podem ser incluídas ou retiradas, transformando assim o Kanban numa metodologia flexível para várias situações diferentes.
2.7 How Much?
O Kanban como dito anteriormente, facilita na organização do trabalho, tornando processos e projetos mais estruturados e melhorando a comunicação entre hierarquias ou setores diferentes. [8]
O Kanban apresenta grandes vantagens dentro da indústria de manufatura. Taiichi Ohno, seu criador, tinha utilizado da sua criação para diminuir o trabalho em progresso (ou WIP) e se beneficiou da redução de custos associado à manutenção do estoque, produzido pelo Kanban. [9] A sua aplicação ajuda na redução de desperdícios de material e mão de obra dentro da cadeia de produção, além de proporcionar uma maior flexibilidade na cadeia produtiva.
A implantação do Kanban é de baixo custo, já que a sua ferramenta é simples, porém poderosa, podendo ser utilizada de forma digital com aplicativos como o Trello ou então ser feita por meio de cartolinas, post-its e outros materiais.
Referências
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[1] Método Kanban como Ferramenta de Controle de Gestão - Jessica Belém da Silva; Francisca Alexandra de Macedo Anastácio
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[2] Raut, Laukik & B. Wakode, Rajat & Talmale, Pravin. (2015). Overview on Kanban Methodology and its Implementation. International Journal for Scientific Research & Development.
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[3] When Is Kanban Better Than Scrum? Disponível em: https://medium.com/@mdalmijn/when-is-it-better-to-use-kanban-than-scrum-d5032b658ac3. Acesso em: 25 de agosto de 2019.
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[4] When to use kanban vs scrum. Disponível em: https://www.extremeuncertainty.com/when-to-use-kanban-vs-scrum/. Acesso em: 25 de agosto de 2019.
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[5] Applying kanban for task management: a how-to guide. Disponível em: https://www.pipefy.com/blog/best-practices/how-to-apply-kanban-for-task-management/. Acesso em: 25 de agosto de 2019.
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[6] Project Management 101: The Complete Guide to Agile, Kanban, Scrum and Beyond. Disponível em: https://zapier.com/learn/project-management/project-management-systems/. Acesso em: 25 de agosto de 2019.
-
[7] BERNARDO, Kleber. Kanban: Do início ao fim!. [S. l.: s. n.], 8 dez. 2014. Disponível em: https://www.culturaagil.com.br/kanban-do-inicio-ao-fim/. Acesso em: 25 de agosto de 2019.
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[8] Oliveira, Henrique. KANBAN - Entenda como reduzir custos. Disponível em: https://www.linkedin.com/pulse/kanban-entenda-como-reduzir-custos-henrique-oliveira. Acesso em: 25 de agosto de 2019.
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[9] Gross, John M. McInnis; Kenneth R. Kanban Made Simple. Broadway, New York: American Management Association, 2003.
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[10] Dutra, Cecília. Otimize processos com a matodologia kanbam. Disponível em: https://www.siteware.com.br/metodologias/metodologia-kanban/. Acesso em: 25 de agosto de 2019.